Üst düzey yönetici asistanlığı nedir, görevleri nelerdir?

Üst düzey yönetici asistanı kime denir?

Konuya giriş yaparken öncelikle üst düzey yönetici kimdir sorusuna cevap vermek uygun olur. Üst düzey yönetici, bir kurum ya da şirkette kendi görev sorumluluğunda bulunan faaliyetlerin tamamını fiili olarak sevk ve idare eden, sürekli ve etkili biçimde yöneten, Yönetim Kurulu Başkanı, CEO, Yönetim Kurulu Üyesi, Genel Müdür, Genel Koordinatör, Genel Sekreter gibi pozisyonlarda bulunan kişilere verilen genel bir unvandır. UDY asistanı ise yöneticinin en yakınındaki kişidir.

Üst düzey yönetici asistanlarından beklenen özellikler

ÜDY asistanlığı genel olarak çok yorucu ve yoğun bir meslektir. Çok yoğun olan, zamanının her saniyesinin planlanmak zorunda olduğu bir kişiyi sürekli takip etmek, işlerini planlamak ve kolaylaştırmak yönetici asistanı için zor ama bir o kadar da zevkli bir iştir. ÜDY asistanlığı her zaman merkezde ve göz önünde olmayı gerektirir. Her şeyin size bağlı olduğu bir meslek pozisyonu kolay kaldırılabilecek bir yük değildir. ÜDY asistanlığı bazı çok özel kişisel yeteneklerin yanında ciddi bir eğitim ve sertifika programı gerektirir.

Üst düzey yönetici asistanının genel görevleri

ÜDY asistanlığında size verilmiş olan iş tanımınıza tamamen uymak hiç bir zaman yeterli olmaz. Çünkü ÜDY pozisyonundaki kişiler mükemmeli ararlar ve size görev olarak tanımlanmamış pek çok işi öngörünüzle mükemmel bir şekilde tamamlamanız beklenebilir. Öyle ki eskiden telefonlara bakan, yazışmaları yapan, randevuları programlayan yönetici asistanlığı, yaklaşık son 20 yıldan beri çok daha profesyonel olmayı gerektirir bir hal almaktadır. Öyle ki, işinde çok başarılı olan ÜDY asistanları gelecekte yönetimde söz sahibi olması açısından potansiyeli en yüksek kişiler olarak görülmektedir.

Kariyer olarak bir şirkette üst düzey görev almak isteyen kişilerin mutlaka üst düzey yönetici asistanlığı sertifika programlarını tamamlaması gerekir. ÜDY asistanlarının genel olarak iş ve görev tanımlarını maddeler halinde yazacak olursak;

Şirket ya da kuruma gelen-giden tüm evrakların takibini yapmak

Misafirlerin kabulü ve ağırlanması işlemlerini yapmak

Yönetici randevularını planlamak

Tüm iç ve dış yazışmaların yapılması ya da yapılmasının sağlanması

Seminer, konferans, kültürel faaliyetler vb durumlar için uçak bileti, otel rezervasyonu, havaalanı transferleri gibi zamanlı işlerin önceden planlanması

Yöneticinin hatırlatmasını istediği şeyleri not alarak zamanı geldiğinde hatırlatmak.

Yöneticinin yoğun işleri arasında onun hareket kabiliyetini artıracak, ona nefes aldıracak zamanın planlanması

Şirket faaliyetleri ile ilgili metinleri hazırlamak ve onları zamanında ilgili yerlere yollamak

Davranış, kişilik ve kıyafetle şirketi en üst düzeyde temsil etmek

Şirket çalışanları ve yönetici arasında uyumu sağlamak

Daha önce de anlattığımız gibi bu görevleri zamanında ve eksiksiz yerine getirmek hiç bir zaman yeterli olmaz. Görev tanımınızın içinde yer almasa da yapmak durumunda kalacağınız pek çok görevi de üstlenmek zorundasınızdır.